Ansökningsbrevet: uppge den expertis som efterfrågas

Det är viktigt att du lyfter fram dina egna styrkor i ansökningsbrevet och försöker få rekryteraren intresserad nog att kalla dig till en intervju. Här följer exempel på eventuella hinder du behöver tackla samt en checklista för att testa ditt följebrev.

Problem 1 - inledningen

"Bästa nn!
Jag ser att ni söker en chefsassistent. Jag började min utbildning i kontorskommunikation och har sedan tagit en sekreterarexamen med betoning på(…)"
Det är många som inleder sitt följebrev på det här sättet. Orsak: att hitta rätt inledning är det svåraste och därför är det vanligt att man börjar med självklara fakta. Brytpunkt: för att så snabbt som möjligt främja din egen kandidatur ska du inleda med dina viktigaste personliga särdrag. Följebrevet är viktigt för ansökan, du måste vara omedelbart övertygande och marknadsföra dig själv på allra bästa sätt. En lista över dina (tidigare) befattningar finns redan i cv:t och du behöver inte upprepa dem här.
Det är bättre att inleda brevet med saker du är bra på. Använd de uppgifter och kompetenser som du arbetar med just nu och ha dem som bas:
"Som senior utvecklingsingenjör leder jag utvecklingen av programvarukomponenter för elektroniska system, från skapande till krav till att bygga prototyper."
I den här meningen går det att utläsa många av dina kvaliteter: ledarskap, projektledning, ämnesövergripande uppgifter, organisationsförmåga och ett ansvarsfullt och strukturerat arbetssätt.

Problem 2 - hänvisningar till önskad placering

"Jag har vid ett flertal tillfällen bevisat min organisationsförmåga, samt visat en talang för att arbeta med flera uppgifter samtidigt."
Vi antar att det här är ett nytt stycke från det ovanstående ansökningsbrevet till en chefsassistenttjänst. De här uttalandena är för generella, både organisationsförmågor och strukturerade arbetsmetoder krävs för en sekreterartjänst. Försök att få med specifika uppgifter om dina mjuka förmågor:
"Det tog inte lång tid innan jag fick ansvaret för att planera årsmötet och alla ledningsmöten."
"Jag är van vid att arbeta självständigt, men uppskattar även arbete i grupp."
Låt inte rekryteraren bestämma vad som viktigt för yrket. Om du vill fortsätta att arbeta självständigt, ska du ange det tydligt i följebrevet. Om arbete i grupp är viktigt för dig ska du säga det. Glöm inte bort vad som förväntas av dig i jobbet och vad du anser är viktigt för tjänsten. Om du försöker att få med så många professionella vinklar som möjligt i varje försök, leder det till vaga uttalanden som fördröjer ansökningsprocessen.
"Mina personliga styrkor omfattar bl.a. flexibilitet, gruppkompetens och att jag är snabb på att lära mig nya uppgifter."
Det här är en fras som gäller nästan alla yrkesgrupper. Sökande försöker ofta att få med så många mjuka förmågor som möjligt i följebrevet och tänker inte efter innan de anger dem alla. Men det är viktigt att ta med de mjuka förmågor som arbetet kräver och att de understryks med fakta:
"När jag plötsligt fick ta över en pensionerad kollegas portfölj, lärde jag snabbt känna det nya ämnesområdet och kunde expandera den befintliga kundbasen med nya kunder efter en kort tidsperiod."

Problem 3 - opassande ödmjukhet

"Jag skulle vilja förstärka ert team." "Jag kan mycket väl tänka mig att jag skulle kunna fylla den lediga tjänsten."
Undvik sådana här fraser eftersom de förmedlar ett intryck av osäkerhet.
Du vill göra ett professionellt intryck och det måste vara trovärdigt.
 Det är inte olämpligt att ta upp professionella framgångar och beskriva dem i detalj, eftersom det är ett av de bästa argumenten du har som sökande. Det ger ett särskilt pålitligt intryck om du kan ange en referens för dina påståenden:
"Min tidigare chef, NN, budgetchef på XX, kan intyga att jag fick igenom ett övergivet budgetförslag tack vare envishet och kreativa idéer. Han kan nås på telefon xxx för mer information."

Problem 4 - hänvisningar till företaget

"Jag skickar min ansökan till er eftersom jag är intresserad av att arbeta inom försäkringsbranschen och ni för närvarande är den största leverantören av egendomsförsäkringar i Tyskland."
"Jag uppskattar ert företags internationella image."
Hänvisa till det rekryterande företaget i varje brev. Det är förstås viktigt för rekryteraren att få veta varför du vill arbeta för just det företaget. Här kan du visa vad du vet om företaget. Ovanstående uttalanden är vanliga exempel på fakta som sökande kan försöka få med när de skriver något om företaget. Ingen av fraserna betyder egentligen någonting. Även om du skriver många ansökningar, är det viktigt att du tar dig tid och försöker ta reda på lite om företagen du söker jobb på. Hur är företaget organiserat, hur ser den aktuella marknadssituationen ut osv. Fråga dig själv varför just det här företaget intresserar dig och svara ärligt.

Checklista för följebrev

• Finns det en angiven kontaktperson?
• Har en vän/kollega kontrollerat mitt brev vad gäller innehåll och stavning?
• Står min styrkor i brevets övre del?
• Kan den HR-ansvarige snabbt överblicka vad jag kan och var mina personliga styrkor finns?
• Tog jag med de viktigaste kraven från platsannonsen?
• Har jag understrukit de nödvändiga mjuka förmågorna med fakta?
• Har jag hänvisat till företaget?
• Har jag tydligt angett de positiva effekterna för företaget om de anställer just mig?
• Har jag undvikit att ta med befattningar som står med i cv:t?
• Har jag tagit med mina lönekrav (om detta angivits som krav)?
• Har jag fokuserat på de viktigaste områdena, tagit bort allt fluff och inte skrivit för mycket om sådant som är naturligt för just den här tjänsten?
• Har jag angett någon referens?
• Avslutas brevet med en inbjudan till personlig intervju?

Att tyda platsannonser

Det kan vara svårt att välja platsannonser som matchar just din profil, särskilt när det finns många intressanta jobb. Öva upp dig att snabbt tyda platsannonser så att du vet om du är en bra kandidat för jobbet eller inte. Här är några förslag på hur du gör det:

Steg 1 - Gör en snabb genomläsning för att sålla bort platsannonser som inte passar dig

Läs snabbt igenom annonsen och bekräfta om tjänsten uppfyller dina grundläggande krav:

• jobbtitel
• företagets geografiska placering
• företagets namn
• avtalstyp eller tidslängd
• föreslagen lön

Råd: Lägg märke till presentationen. Annonsens layout, ev. logotyp eller bilder, textbehandling och ton ger dig ett första intryck av företaget: strikt, dynamiskt, innovativt osv.

 

Steg 2 - När du har gjort ett första urval ska du se till att du passar in i den allmänna profil som företaget söker. 

Företag kontaktar dig om din profil matchar deras kriterier:

• Utbildning (grundskola, yrkesexamen, kandidatexamen m.m.): utbildningsnivå är ofta ett viktig kriterium, förutom när det gäller kända kandidater som redan har visat vad de kan. Men företag kan vara öppna för kandidater som gått en annan väg än den som efterfrågas, beroende på vad det gäller för tjänst.
• Erfarenhet: oftast ett av de viktigaste urvalskriterierna.
• Språkkunskaper: ta reda på om en angiven språkkunskap "önskas" eller "krävs" och om "vissa kunskaper" kanske räcker. Ljug inte om dina språkkunskaper, särskilt om det krävs en mycket hög nivå, eftersom det kan ge dig stora problem om det upptäcks under intervjun. Fundera på att gå en intensivkurs för att komma upp i önskad nivå och berätta för rekryteraren vad du har för planer.
• Andra kriterier: körkort, datakunskaper, specialkunskaper … De här förväntningarna är ofta önskvärda, men inte alltid nödvändiga och kan kompenseras med andra personliga förmågor.

Råd: Gå igenom de här punkterna varje gång du hittar en intressant platsannons. Sedan kan du spara dem. Då kan du snabbt gå vidare till nästa steg.

 

Steg 3 - Ta dig tid att noggrant läsa igenom varje platsannons

Dela upp annonsen:

• Det rekryterande företaget: lär känna företaget. Ta reda på vilka värderingar de har, vilken bransch de verkar inom ... Är det ett stort eller litet företag? Vad har de för verksamhet?
• Tjänsten: gå noggrant igenom jobbeskrivningen, hierarkinivån, föreslagna mål, ansvarsområden …
• Önskad profil: utbildning, kunskaper, erfarenhet, kvalifikationer …
  Andra krav som är mer subjektiva och som kan tas upp under intervjun: kommunikationsförmåga, grupparbete, entusiasm osv.

Råd: Gör ett diagram och jämför kraven från det rekryterande företaget med dina personliga kunskaper. Diagrammet visar var dina styrkor respektive svagheter finns. Du kan göra en bedömning av hur långt ifrån du är från den idealiska profil som företaget söker. Nu är det upp till dig att ta reda på hur du kan kompensera för dina svagheter och lyfta fram dina styrkor för att intressera rekryteraren.

 

Steg 4 - Skicka in en ansökan och håll koll på platsannonsen och analysen du precis gjorde

Många kandidater kommer inte ihåg vare sig platsannonser eller företag som de skickat in ansökningar till när de kontaktas av rekryterare. Det kan få rekryteraren att känna sig obekväm och du kan ge intryck av att sakna motivation.
Råd: Undvik den här fallgropen och ha en uppdaterad lista över alla dina ansökningar tillgänglig.

Fallgroparna i en telefonintervju

När du har skickat in en ansökan måste du vara förberedd på ett samtal från arbetsgivaren. Tidigare var det så att företagen brukade ringa för att bestämma tid för en intervju, men idag blir en komplett telefonintervju allt vanligare.

För vissa sökande kan en oanmäld telefonintervju vara en mardröm. CVmagasinet förklarar hur du förbereder dig för en telefonintervju på bästa sätt och varför ett samtal från en eventuellt framtida arbetsgivare är ett gott tecken.

Varför en telefonintervju?

Telefonintervjun är en miniintervju. Fler och fler företag ser det som en viktig del av ansökningsprocessen. Fördelarna med telefonintervjuer är uppenbara: det sparar tid, pengar och möda för både dig och arbetsgivaren. För arbetsgivare är den inledande telefonintervjun en enkel lösning för att få snabba svar på viktiga frågor. Oavsett om det är en lucka i CV:t eller lönekrav: ett samtal är inte lika betungande som en personlig intervju och vissa utgallringskriterier upptäcks omedelbart.

 

Hur förbereder jag mig?

För det första ska du tänka på att en telefonintervju är ett gott tecken - din ansökan har tagits emot och arbetsgivaren är intresserad. En telefonintervju kan ske när som helst. Se till att du har koll på den grundläggande informationen om företaget och den viktigaste informationen om jobbeskrivningen för var och en av de ansökningar du har ute just nu.
Se alltid en telefonintervju som en liten jobbintervju. Förbered dig noggrant! Om du har förberett dig med två eller tre meningsfulla frågor ger du ett motiverat och intresserat intryck redan innan det första mötet. Om jobbet dessutom kräver goda kunskaper i engelska kan du räkna med att en del av samtalet kommer att ske på engelska. Vi rekommenderar att du även har funderat kring frågor som löneanspråk och när du har möjlighet att börja din anställning.

 

Att se upp för

Tänk på att du riskerar att ge ett dåligt första intryck om du är svår att nå eller om du har ett ovanligt röstmeddelande. Det som dock är viktigast att se upp med är att vara oartig, avfärdande eller att avbryta den som ringer. Det är också viktigt att du vet vem som ringer, så att du har koll på vilken ansökan det gäller.

 

Vad gör jag om arbetsgivaren ringer vid fel tillfälle?

Om arbetsgivaren ringer när du står i kassan i mataffären kan det vara svårt att ha ett långt samtal. Arbetsgivaren förstår om du då vill föreslå ett annat tillfälle för intervjun och ger ett professionellt och säkert intryck. Se till att planera in och föreslå ett nytt intervjutillfälle så snart som möjligt, gärna samma dag.

Extratips: Om du vill undvika otrevliga situationer på din nuvarande arbetsplats, kan du be om hänsyn under ansökningsprocessen och tala om vilka tider du är nåbar i din ansökan.
Förbereder du dig för telefonintervjun lika noggrant som inför en "riktig" jobbintervju - är din framgång säkrad.