Ansökningsbrevet: uppge den expertis som efterfrågas

Det är viktigt att du lyfter fram dina egna styrkor i ansökningsbrevet och försöker få rekryteraren intresserad nog att kalla dig till en intervju. Här följer exempel på eventuella hinder du behöver tackla samt en checklista för att testa ditt följebrev.

Problem 1 - inledningen

"Bästa nn!
Jag ser att ni söker en chefsassistent. Jag började min utbildning i kontorskommunikation och har sedan tagit en sekreterarexamen med betoning på(…)"
Det är många som inleder sitt följebrev på det här sättet. Orsak: att hitta rätt inledning är det svåraste och därför är det vanligt att man börjar med självklara fakta. Brytpunkt: för att så snabbt som möjligt främja din egen kandidatur ska du inleda med dina viktigaste personliga särdrag. Följebrevet är viktigt för ansökan, du måste vara omedelbart övertygande och marknadsföra dig själv på allra bästa sätt. En lista över dina (tidigare) befattningar finns redan i cv:t och du behöver inte upprepa dem här.
Det är bättre att inleda brevet med saker du är bra på. Använd de uppgifter och kompetenser som du arbetar med just nu och ha dem som bas:
"Som senior utvecklingsingenjör leder jag utvecklingen av programvarukomponenter för elektroniska system, från skapande till krav till att bygga prototyper."
I den här meningen går det att utläsa många av dina kvaliteter: ledarskap, projektledning, ämnesövergripande uppgifter, organisationsförmåga och ett ansvarsfullt och strukturerat arbetssätt.

Problem 2 - hänvisningar till önskad placering

"Jag har vid ett flertal tillfällen bevisat min organisationsförmåga, samt visat en talang för att arbeta med flera uppgifter samtidigt."
Vi antar att det här är ett nytt stycke från det ovanstående ansökningsbrevet till en chefsassistenttjänst. De här uttalandena är för generella, både organisationsförmågor och strukturerade arbetsmetoder krävs för en sekreterartjänst. Försök att få med specifika uppgifter om dina mjuka förmågor:
"Det tog inte lång tid innan jag fick ansvaret för att planera årsmötet och alla ledningsmöten."
"Jag är van vid att arbeta självständigt, men uppskattar även arbete i grupp."
Låt inte rekryteraren bestämma vad som viktigt för yrket. Om du vill fortsätta att arbeta självständigt, ska du ange det tydligt i följebrevet. Om arbete i grupp är viktigt för dig ska du säga det. Glöm inte bort vad som förväntas av dig i jobbet och vad du anser är viktigt för tjänsten. Om du försöker att få med så många professionella vinklar som möjligt i varje försök, leder det till vaga uttalanden som fördröjer ansökningsprocessen.
"Mina personliga styrkor omfattar bl.a. flexibilitet, gruppkompetens och att jag är snabb på att lära mig nya uppgifter."
Det här är en fras som gäller nästan alla yrkesgrupper. Sökande försöker ofta att få med så många mjuka förmågor som möjligt i följebrevet och tänker inte efter innan de anger dem alla. Men det är viktigt att ta med de mjuka förmågor som arbetet kräver och att de understryks med fakta:
"När jag plötsligt fick ta över en pensionerad kollegas portfölj, lärde jag snabbt känna det nya ämnesområdet och kunde expandera den befintliga kundbasen med nya kunder efter en kort tidsperiod."

Problem 3 - opassande ödmjukhet

"Jag skulle vilja förstärka ert team." "Jag kan mycket väl tänka mig att jag skulle kunna fylla den lediga tjänsten."
Undvik sådana här fraser eftersom de förmedlar ett intryck av osäkerhet.
Du vill göra ett professionellt intryck och det måste vara trovärdigt.
 Det är inte olämpligt att ta upp professionella framgångar och beskriva dem i detalj, eftersom det är ett av de bästa argumenten du har som sökande. Det ger ett särskilt pålitligt intryck om du kan ange en referens för dina påståenden:
"Min tidigare chef, NN, budgetchef på XX, kan intyga att jag fick igenom ett övergivet budgetförslag tack vare envishet och kreativa idéer. Han kan nås på telefon xxx för mer information."

Problem 4 - hänvisningar till företaget

"Jag skickar min ansökan till er eftersom jag är intresserad av att arbeta inom försäkringsbranschen och ni för närvarande är den största leverantören av egendomsförsäkringar i Tyskland."
"Jag uppskattar ert företags internationella image."
Hänvisa till det rekryterande företaget i varje brev. Det är förstås viktigt för rekryteraren att få veta varför du vill arbeta för just det företaget. Här kan du visa vad du vet om företaget. Ovanstående uttalanden är vanliga exempel på fakta som sökande kan försöka få med när de skriver något om företaget. Ingen av fraserna betyder egentligen någonting. Även om du skriver många ansökningar, är det viktigt att du tar dig tid och försöker ta reda på lite om företagen du söker jobb på. Hur är företaget organiserat, hur ser den aktuella marknadssituationen ut osv. Fråga dig själv varför just det här företaget intresserar dig och svara ärligt.

Checklista för följebrev

  • Finns det en angiven kontaktperson?
  • Har en vän/kollega kontrollerat mitt brev vad gäller innehåll och stavning?
  • Står min styrkor i brevets övre del?
  • Kan den HR-ansvarige snabbt överblicka vad jag kan och var mina personliga styrkor finns?
  • Tog jag med de viktigaste kraven från platsannonsen?
  • Har jag understrukit de nödvändiga mjuka förmågorna med fakta?
  • Har jag hänvisat till företaget?
  • Har jag tydligt angett de positiva effekterna för företaget om de anställer just mig?
  • Har jag undvikit att ta med befattningar som står med i cv:t?
  • Har jag tagit med mina lönekrav (om detta angivits som krav)?
  • Har jag fokuserat på de viktigaste områdena, tagit bort allt fluff och inte skrivit för mycket om sådant som är naturligt för just den här tjänsten?
  • Har jag angett någon referens?
  • Avslutas brevet med en inbjudan till personlig intervju?